قبل أن تبدأ في مساعيك الطموحة لمشروعك الضخم عليك أن تعرف أسسس وأساسيات إدارة المشاريع، هذا بغض النظر عن مشروعك سواءا مشروع فرعي جديد من عملك التجاري الرئيسي أو مشروع تجاري كامل ستبدأ به من الصفر

هناك خطوات يمكن اعتباره أساسا مهما في إدارة المشاريع هذه الأساسيات هي ما سنتناوله في هذا المقال.

1. ضع هدفا دقيقا وواضحا

إبدء الخطوة الأولى لمشروعك وهي تحديد هدف المشروع، هدف يكون استراتيجي ! وليكون هدفك استراتيجي يحب أن تكون لديك إجابات على الأسئلة التالية:

ما هو الهدف الرئيسي لمشروعك؟

وهو الغاية الأساسية من المشروع ويتم أحينا تعريفه بالرؤية وطبعا يختلف عن الأهداف الفرعية وهو مهم جدا لك خاصة إذا كان مشروعك هو مشروع تجاري أي بزنس.

ما هي أهدافك الفرعية؟

وهي التي تدعم وتساهم في الوصول لهدفك الرئيسي، هذه الأهداف بالذات يجب أن تكون محددة زمنيا قابلة للقياس ويمكن تحقيقها، في المشاريع التجارية دائما ما تكون هذه الأهداف أهظاف مالية مثل تحقيق رقم مبيعات معين قبل نهاية السنة أو بناء قاعدة عملاء

ما الذي سيجعل مشروعك ناجحا؟

منذ أول يوم من إطلاق مشروعك لا بد من أن تكون لزيك إجابة واضحة على هذا السؤال “مشروعي سيكون ناجحا إذا…؟”

2. وضع مخطط زمني للمشروع: بداية ونهاية لكل مهمة أو هدف

الجدول الزمني للمشروع والالتزام به هو من أساسيات إدارة المشاريع وكذلك أحد أسرار نجحها، لكل مهمة أو آجراء أو هدف يجب أن تحدد مدة زمنية مراعيا مع ذلك عدة معايير.

أولها أن تكون المدة المحددة كافية لإنجاز المهمة أو تحقيق الهدف مع الأخذ في الاعتبار الوقت اللازم لإكمال المهام والأنشطة بجودة عالية، بالإضافة إلى واقعية المدة والتي تستوجب النظر في الموارد المتاحة وقدرتها على الإنجاز في المدة المحددة.

هذا مع مراعاة المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على إنتاجيتك وبهذا ستؤثر على الجدول الزمني للأهداف والمهام، هذه المشاكل قد لاتكون متوقعة ولكن مع ذلك يجب أن تأخذ احتياطاتك لها، ومنها ما هو متوقع مثل المشاكل المالية كانخفاض الإيرادات الذي من شأنه عن يؤثر على إنتاجية العمل.

3. تخصيص الموارد

الكفاءة والفعالية لن تتكامل في مشروعك دون تخصيص موارده بشكل سليم هذه أحد الأسس المهمة من أساسيات إدارة المشاريع، تخصيص الموارد يعني استغلالها بالشكل الذي يخدم مصلحة المشروع ويساهم في فعاليته ونجاحه وتحقيق أهدافه، الموارد تتمثل في:

• العمالة
• المعدات
• المواد
• الميزانية

أولا لتخصيص هذه الموارد بالشكل السليم والاستفادة منها قم بتقييم مدى توفرها لديك، أي هل الموارد المتاحة لديك كافية وكفيلة أم تحتاج إلى تعزيزها أكثر وحدد أين يوجد النقص لتتمكن من سد فجوته هل هو في الميزانية أم العمالة…

أصبحت لديك الموارد كاملة، الآن ستقوم بتوزيعها بشكل متوازن بين مختلف المهام والأنشطة في المشروع، ستحدد أين سيعمل العمالة وماذا سيعملون “المهام” وما المواد والمعدات التي يحتاجونها لإنجاز مهامهم، أما الميزانية هي وقود المشروع ستديرها بفاعلية لتغطية جميع التكاليف المتعلقة بالعمالة، والمعدات، والمواد، وأي نفقات أخرى ذات صلة بالمشروع.

4. التنفيذ ومراقبة التقدم

أساسيات إدارة المشاريع هي مفاهيم نظرية وممارسات عملية، هذه المرحلة هي حيث تبدأ الممارسات العملية، لأن كل ما قمت بها سابقا هو مجرد خطط نظرية ما زالت على الورق وهي دون التنفيذ لا تسمن ولا تغنين ولن تحقق لك شيء.

مرحلة تنفيذ:

هنا حيث يتم تنفيذ المهام والأنشطة المحددة في جدول المشروع، هنا حيث يجب أن يعمل كل جزء من المشروع بأقصى جهد وتركيز لضمان إنجاز المهام وفقا للمواصفات المطلوبة أي بالجودة المطلوبة في المدة المحددة بحيث يخدم ذلك تحقيق الأهداف الفرعية والهدف الرئيسي.

مرحلة التتبع:

في هذه المرحلة أقترح أن يكون لديك مؤشرات أداء لتتمكن من قياس إنتاجية الموارد وقياس مدى التقدم، تتبع قوة التقدم ومقارنة أدائه خلال الفترات المختلفة مهم جدا ويساعد كثيرا فهم إنتاجية الموارد أكثر وكيفية استغلالها.

5. إدارة المخاطر

لا شك أن أن أي مشروع قائم هو معرض لمخاطر تهدد استمراريته ولهذا أحد الأسس المهمة في أساسيات إدارة المشاريع هي إدارة المخاطر والتي تقوم على إجراء تحليل المخاطر وتحديدها وهي أنواع مثلا قد تكون مخاطر على الصعيد المالي للشركة أو التشغيلي، وقد تكون مخاطر قانونية، اقتصادية، تكنولوجية تؤثر على السوق أو على الشركة.

في العادة تعين الشركات الكبيرة مسئولين عن إدارة المخاطر فقط وتحليلها ووضع استراتيجيات للتعامل فإذا لم تكن خطة المشروع لديك تتلاءم مع هذه الفكرة فتحتاج إلى إدارة المخاطر بنفسك كمدير المشروع، وفعليا العملية بسيطة تمر بثلاث مراحل:

• تحديد المخاطر
• تقدير مدى تأثيرها
• وضع استراتيجية للتعامل مع معها

6. تحديد المراحل الرئيسية في تشغيل المشروع

لتغشيل مشروعك بأفضل فاعلية يجب تقسيمه إلى مراحل أو فترات رئيسية، لتجعل عملية التقدم فيه سلسة وكلما أنجزت مرحلة تدخل في الأخرى ليكون تركيزك محددا وليس مشتتا.

• مثلا يمكن أن تكون المرحلة الأولى هي العثور على الموقع
• المرحلة الثانية: استيراد البضائع
• المرحلة الثالثة: تجهيز المشروع وزيادة
• المرحلة الرابعة: تنفيذ الاستراتيجيات التسويقية

إذا هكذا تقوم بوضع المراحل الرئيسية وقد يكون لها تواريخ ومواعيد نهائية لإنجازها، يمكنك تنظيم هذه المراحل وتقسيمها إلى لمراحل ثانوية من الإجراءات مصنفة على حسب، بمجرد تحديد هذه الخطوات ستكون إدارة مشروعك أسهل.

ختاما

إدارة المشاريع ليست مهمة سهلة بل هي عبأ كبير تتطلب مهارة في الإدارة بشكل عام، وكل شخص مشرف على مشروع يجب أن يدرك حجم المسئولية التي يتحملها ليتعامل من حيث يجب التعامل معها بداية من تعلم أساسيات إدارة المشاريع إلى إدارة الموارد والعمليات التشغيلية وغيرها الكثير لذلك ضع في اعتبارك أن تبادر يوميا بتعلم أساليب الإدارة.