مشروع مكتب خدمات عامة في السعودية أحد أفكار المشاريع الحديثة في المملكة التي تحظى بإمكانية قوية من حيث الربح وفرص النجاح، نظرا للطلب الكبير على الخدمات التي تقدمها هذه المكاتب، فماهو مشروع مكتب خدمات عامة؟ وكيف يمكن البدء به؟
ما الذي تقدمه في مشروع مكتب خدمات عامة
فكرة مشروع مكتب خدمات عامة في السعودية هي ببساطة مشروع خدمي، يحقق الدخل على أساس تقديم خدمات عامة وقد باتت إلكترونية في السنوات الأخيرة نظرا للتطور التكنولوجي.
تتمثل أهم هذه الخدمات في الخدمات المعتلقة بالحكومات مثل ترخيص المشاريع استخراج الجوازات والإقامات للعمالة وحل المشاكل أو اصدار وثائق وغيرها من الخدمات الحكومية.
طبعا لايتعلق الإمر بالخدمات الحكومية فقط، بل ويصل الامر إلى خدمات القطاع الخاص من معاملات مثل العقود والحجوزات وخدمات البحث عن العمالة لأصحاب المشاريع وأرباب البيوت.
بل وحتى حجز المواعيد مثل حجز رحلات وفنادق وأي شيء آخر وهذا هو الغرض من تسميته بـ مشروع خدمات عامة.
ببساطة هدف المشروع هو توفير الجهد والوقت للعملاء، بالتعامل مع الإجراءات المعقدة التي يفتقر العملاء الخبرة في التعامل معها أو التي يستغرق إجرائها وقتا من استخراج مستندات ووثائق أو إجراء عقود ومعاملات، أو الخدمات الحكومية المتعلقة بالوزارة والبلديات وغيرها من مكاتب الحكومة.
هل يجب اختيار موقع على أرض الواقع؟
مع أن أغلب المعاملات والخدمات التي ستقدمها في مشروع مكتب خدمات عامة في السعودية ستكون إلكترونية نظرا للتطور الراهن والحكومة الالكترونية ورؤية 2030، إلا أن هذا لايستدعي الاعتماد على الانترنت في كل شيء حتى في العمل.
ستحتاج للتواجد على أرض الواقع، نظرا لأن بعض فئتك المستهدفة تعاني من الأمية التكنولوجية، فهذا يجعلها غير قادرة على اتخاذ الإجراءات الإلكترونية، ولا حتى التعامل معك بشكل إلكتروني.
لذلك تحتاج إلى استئجار مكتب ذو طابع إداري يفضل أن يكون في مناطق حضرية من المدينة، وله إطلالة على شارع رئيسي ويحتوي مساحة أمامية لركن السيارات.
تجهيز المكتب وتقسيم المساحة
المكتب يجب أن يكون ذو مساحة ملائمة تترواح بين 30 إلى 40 متر مربع تتكون من أكثر من غرفة، ويفضل أن تكون غرفتين مكتب المدير والغرفة الرئيسية لاستقبال العملاء، يجب أن يكون المكتب مجهز مسبقا بالأثاث الأساسي من تكييف وكهرباء ونظام مراقبة وإضاءة.
ويجب عليك تجهيزه بعد ذلك بالمعدات اللازمة لبدء العمل، مثل أجهزة كمبيوتر ونظام انترنت ومكتب كامل وكراسي للموظفين والعملاء وطاولة استقبال، وأرفف عرض بالإضافة إلى خزائن وغيرها من الأثاث.
أيضا يحتاج المكتب لمسة فنية تضفي عليه طابع المشاريع الخدمية مثل تجديد الطلاء بطلاء أكثر احترافية بالاضافة إلى رسوم تعبر عن مشروع خدمات عامة.
إنشاء موثع إلكترونية للمكتب
من المهم امتلاك موقع إلكتروني في مشروع مكتب خدمات عامة في السعودية، بل هي خطوة ضرورية جدا في هذا المشروع وتساهم تعزيز فعالية مكتب الخدمات من عدة جوانب.
أولها هو التواجد على الانترنت الذي سمنحك امكانية الوصول لجمهور أوسع، وزيادة الوعي بالمكتب، أيضا أغلب العملاء يفضلون التعامل بشكل إلكتروني عوضا عن زيارة الموقع الجغرافي.
الموقع الإلكتروني سيسهل عليك التعامل ومشاركة أي إرشادات و تحديثات وأسعار الخدمات والخدمات المتاحة، مما يعني فعالية أكثر بنسبة 100%، والأهم من كل ذلك يسهل عليك التسويق.
بالنسبة لكيفية إنشاء وتأسيس موقع إلكتروني فلا يخفى عليك وجود منصات سهلت العملية مثل سلة وزد، وعدة منصات أخرى أجنبية اصبح بإمكانك من خلالها بناء موقع إلكتروني متكامل الشكل بهوية بصرية، كل ذلك بتكلفة بسيطة جدا دون الحاجة إلى امتلاك خبرة برمجية او استئجار مبرمج.
شروط ترخيص مشروع خدمات عامة
ترخيص مشروع مكتب خدمات عامة في السعودية، يتطلب الامتثال لمجموعة من الشروط والمتطلبات وتشمل:
- أن تكون سعودي الجنسية أو مقيم من أحد دول مجلس التعاون الخليجي.
- يجب أن يكون لديك مؤهل دراسي او علمي للعمل في القطاع الخدمي مثل شهادة بكالوريس من جامعة أو كلية سعودية معتمدة أو من خارج السعودية أو دورات تدريبية.
- يفضل أن لا تكون ذو سوابق وأن يكون لديك صحيفة الحالة الجنائية بالاسم الخاص بك، وذلك من أجل التحقق من سلامتك من الجانب القانوني.
- يجب امتلاك عقد الإيجار لمنشآة المكتب أو في حالة ملكية المكان، يجب تقديم عقد الملكية.
- يجب أن لا تقل مساحة المكتب عن 16 متر مربع، وأن يحتوي على اساسيات المنشآة من تهوية ونظام تكييف الإضاءة مناسبة مع كاميرات مراقبة.
- امتلاك بطاقة ضريبية وسجل تجاري وشهادة التأمينات الاجتماعية كوثائق تثبت التزام المشروع بالالتزامات المالية والاجتماعية.
- يجب أن يكون لديك عقد تأسيس الكيان القانوني، والذي يجب أن يشير صراحة إلى مزاولة نشاط الخدمات الحكومية.
- توفير بعض الأثاث الأساسي للعمل مثل الخزائن وحدات أدراج والأرفف وأجهرة كمبيوتر وأثاث مكتبي.
مراعاة هذه الشروط بعناية والامتثال لها يجعلك مؤهلا للحصول على ترخيص مشروع مكتب خدمات عامة في السعودية، هذه فقط هي الشروط الرئيسية تبقى عليك بدء إجراءات الترخيص واستخراج الوثائق المطلوبة للترخيص.
الخبرات اللازمة للفريق وصاحب المكتب
النجاح في مشروع مكتب خدمات عامة يتطلب مؤهلات علمية وخبرات يجب أن يتمتع بها فريق العمل وصاحب المشروع، يجب أن تكون هذه الخبرات في مختلف قطاعات الخدمات التي سيقدمها مكتب الخدمات.
أولها وأهمها خبرة عميقة في الشؤون الحكومية والوائح والقوانين، وذلك نظرا لأن أغلب الخدمات التي ستقدمها ستكون حكومية، لذلك تحتاج إلى خبرة شاملة في الإجراءات القانوية لاستخراج التراخيص والتصاريح والجوازات والتأشيرات وكل مايخص القكاع الحكومي، نفس الخبرة يجب أن يتمتع بها فريق العمل.
القدرة على التفاوض والتواصل أساس جذب العملاء والتعامل مع الجهات المعنية، وهي مهارة يجب أن تحظى ويجب أن تكون معايرا أساسي في اختيار وقبول الموظفين، كذلك المعرفة التقنية والقدرة على التعامل مع الأجهزة والتكنولوجيا، نظرا لأن معظم الخدمات ستكون إلكترونية.
وإذا كان المكتب يخدم الزبائن الأجانب من العمالة المهاجرة والسياح، فيجب أن يتمتع موظف الاستقبال خاصة بلغة إنجليزية جيدة.
في الختام مشروع مكتب خدمات عامة يمثل نموذج المشروع الحديث المربح، يستغل حاجة الناس المحلة في تقديم خدمات من مختلف القطاعات.
يعتمد نجاحه بشكل كلي على كفاءة فريق العمل وإمكانية المكتب في تقديم خدماته على أكمل وجه، مع ذلك يؤثر كل من موقع المكتب والتواجد على الانترنت وجودة الخدمات والتسويق على نجاح المشروع.
