من الضروري تقييم نشاطك التجاري بشكل دوري للحفاظ على مساره المستقيم نجو النجاح، تحسين إدارة المخزون إحدى الخطوات ذات التأثير الكبير في الحفاظ على مسار الشركة، حيث أن لها عدة مردوديات أولا الحفاظ على توافر المنتجات للعملاء، كذلك بإدارة المخزون ستتجنب النفاد المفاجئ له والذي قد يفقدك فرص تجارية كثيرة، أضف إلى ذلك سيكسبك سلاسة في في اتخاذ القرار وتسعير المنتجات بما يخدم الشركة.

في هذا المقال سنتعرف أكثر على إدارة المخزون وسنتناول تقنياته الأساسية بالتفصيل، ونسلط الضوء على بعض النقاط الرئيسية التي ينبغي التركيز عليها في إدارة المخزون، بالإضافة إلى توجيهات حول أفضل الممارسات لتحسين إدارة المخزون والسيطرة عليه.

ما هي إدارة المخزون

إدارة المخزون هي عملية وتتبع الموارد والسلع التي تمتلكها شركتك، من اللحظة التي تصلك فيها هذه السلع حتى بيعها، الهدف هو دائما أن تكون لديك المنتجات اللي تحتاجها للبيع في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة، عندما تتم هذه العملية بشكل جيد، تقلل على شركتك من تكاليف حمل المخزون الزائد، وبنفس الوقت تزيد من المبيعات.

تحسين إدارة المخزون والإدارة الجيدة له يمنحك دائما إمكانية تتبع الكمية الدقيقة لمخزونك مما يجعل العملية أسهل، بفضل هذا، تضمن أن تكون لديك المنتجات التي تحتاجها بالكمية المناسبة وتتجنب نفاد المنتجات بشكل مفاجئ أو امتلاك كميات زائدة تكلفك، أيضا، تساعدك في بيع منتجاتك في الوقت المناسب، مما يجنب الأضرار أو إهدار المال على المخزون الذي قد يأخذ مكانا كبيرا في مستودعك.

كيفية تتبع وإدارة المخزون

ستختلف الطريقة الدقيقة التي تتبع بها مخزونك بناء على حجم عملك وحجم البضاعة وميزانيتك والعديد من العوامل الأخرى، لكن توجد عدة طرق لتتبع المخزون تناسب مختلف الشركات.

مثلا إذا كان نشاطك التجاري يتعامل مع كمية مخزون كبيرة تتكون من بضاعة متعددة المنتجات وقابلة للتلف، فمن الأفضل تعيين فريق كامل ليكون مسؤول عن إدارة المخزون، في حال حجم المخزون متوسط وغير معقد فيمكن إدارته بشكل فردي سواء من قبل مدير الشركة أو مسؤول التخزين.

في مختلف الأحوال يجب اعتماد برنامج إدارة المخزون لتتبعه على السحابة، يمكنك استخدام جداول البيانات مثل Excel، ولكن الأفضل أن تستخدم برنامج أكثر تخصصا في تتبع المخزون حيث يوفر نتائج أكثر دقة.

إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المخزون، فسيتم التعامل مع الكثير من عمليات تتبع المخزون اليومية والأسبوعية تلقائيا بواسطة البرنامج وسيتم تحديثها عبر لوحة البيانات، يمكنك مراجعة لوحة البيانات هذه بشكل يومي وفي أي وقت للتحقق مسار المخزون، وإعداد تقارير حوله لمشاركتها مع فريقك.

كيفية تحسين إدارة المخزون للشركات والمشاريع

إدارة المخزون، فن موازنة مستويات السلع مع احتياجات العملاء، هو عملية مفيدة جدا للشركات من مختلف الأحجام حيث يساعد في خفض التكاليف وتحسين خدمة العملاء وزيادة الأرباح، إذا كيف يمكن تحسين إدارة المخزون لتقوية نشاطك التجاري؟ إليك الخطوات:

1. إنشاء خطة إدارة المخزون

خطة إدارة المخزون هي وثيقة مهمة تعتبر بمثابة خطة العمل ولكن في تحسين إدارة المخزون حيث ستسير خلال هذه العملية وفقها وستتضمن مايلي:

• أهداف المخزون، ما الذي تريد تحقيقه من خلال إدارة المخزون؟ هل تريد تقليل التكاليف؟ تحسين خدمة العملاء؟ زيادة الأرباح؟
• أهداف الأداء، ما هي المقاييس التي ستستخدمها لقياس أداء المخزون؟
• إجراءات وعمليات المخزون، كيف ستتبع المخزون؟ كيف ستتنبأ بالطلب؟ كيف ستدير الطلبات؟

2. تتبع المخزون

قم بتتبع مقدار المخزون الذي لديك في جميع أنحاء شركتك، يمكنك ذلك يدويا أو باستخدام برنامج إدارة المخزون وهو الخيار الأفضل.

يساعدك في تتبع المخزون بدقة ويعطيك البيانات الدقيقة حول كمية المخزون، ويحدد لك ما إن كانت الكمية كافية لتلبية الطلب، أم أنه هناك نقص في البضاعة أم هناك ارتفاع حاد أي مخزون زائد عن اللزوم يكلف اموال اضافية.

3. التنبؤ بالطلب

يجب أن تتنبأ بكمية المخزون التي ستحتاجها لتلبية الطلب، يمكنك القيام بذلك باستخدام بيانات المبيعات السابقة وعوامل أخرى مثل الموسمية واتجاهات السوق، من المهم أن تتنبأ بكمية الطلب المحتملة بدقة لتجنب نفاد المخزون أو الزيادة المفرطة في المخزون، طبعا تساعدك برامج إدارة المخزون في التنبأ بالطلب وتحديد مقدار الحاجة بشكل دقيق.

4. إدارة الطلبات

وهي عملية تلقى ومعالجة الطلبات من العملاء أو الموردين، وتساعد بشكل كبير في تحسين إدارة المخزون، حيث تضمن من خلالها ضمان استمرار توفير المنتجات للعملاء وعدم نفاد المخزون وتحسين الكفاءة، يمكنك إدارة طلباتك من الموردين وطلبات العملاء عبر برامج إدارة المخزون التي توفر نظام إدارة الطلبات.

تقوم بإعادة الطلب من المورد في الوقت المناسب الذي يضمن لك توفير وجود كمية كافية من المخزون تلبي الطلب المتوقع من العملاء، طبعا نظام إدارة الطلبات يتتبع الطلبات الواردة من العملاء.

5. تحليل أداء المخزون

هذه هي الخطوة الاكثر تأثيرا في تحسين إدارة المخزون، تحليل البيانات يحدد لك الجوانب التي يجب تحسينها في إدارة المخزون، إليك بعض المؤشرات الرئيسية لأداء المخزون التي يجب تحليلها:

معدل دوران المخزون:

يقيس معدل دوران المخزون عدد المرات التي يتم فيها بيع المخزون وإعادة طلبه خلال فترة زمنية معينة.

تكلفة التخزين:

وهي التكلفة المرتبطة بتخزين المخزون، مثل تكلفة إيجار المستودع وتكلفة العمالة المشرفة على إدارة المستودع او المخزون وغيرها، ويجب تحديد التكلفة الاجمالية للتخزين.

التكلفة المرتبطة بنقص المخزون:

تشير التكلفة المرتبطة بنقص المخزون إلى التكلفة التي تتكبدها الشركة عندما لا تتوفر المنتجات التي يحتاجها العملاء.

التكلفة المرتبطة بفائض المخزون:

وهي التكلفة التي تتكبدها الشركة بسبب امتلاكها كمية كبيرة من المخزون.

تحليل جميع هذه المؤشرات سيمنحك بشكل تلقائي رؤية أعمق حول الجوانب المتدهورة في أداء المخزون، وطبعا في هذه الحالة ستعمل على اتخاذ حلول لـ تحسين إدارة المخزون، على سبيل المثال إذا كان معدل دوران المخزون منخفضا، فيجب خفض كمية المخزون التي تطلبها من الموردين.

خاتمة

تحسين إدارة المخزون يمكن أن يكون عملية معقدة وطويلة وقد لاتكون بتلك البساطة الموضحة في الامثلة أعلاه، ولكن مع ذلك له فوائد كبيرة لشركتك من شأنها أن تقفز بالشركة قفزة نجاح غير متوقعة، لأنه الممكن أن يكون المعرقل الأول لنجاح الشركة هو المخزون وهذا وارد جدا، لذلك إدارة المخزون وتحسين أداء المخزون عملية مهمة جدا للشركات من مختلف الاحجام مثلها مثل دراسة الجدوى والتسويق والإدارة الشغيلية.